【時間管理】タイムマネジメントで大切な5つの行動と考え方

時間をうまく管理できる人は、効率的で生産性が高く、締切や納期を守れる人が多いです。最も重要で時間的制約のある業務に集中し、本質的でない業務に費やす時間を制限するのです。

時間管理（タイムマネジメント）とは何か、職場での重要性やポイントになる5つのスキルについて紹介します。

時間管理スキルとは

時間管理には、自分の時間を管理することと相手の時間を管理することが必要です。時間管理とは、効率的に仕事をすることであり、仕事で使える時間を最適に活用できる人を求められています。

時間を節約することは、組織のコストを削減し、収益を増加させます。

効果的な時間管理には、仕事量を分析し、優先順位を決め、生産的な取り組みに集中することが必要です。

時間管理能力の高い人は、雑念を排除して関係者のサポートを得ることで、目標を達成することができます。

時間管理をするうえでの大切なスキル

優先順位をつける

自分に期待されている細かな仕事まで、すべてこなすのは不可能かもしれませんし、逆に一度にすべての仕事をこなしたいと思うかもしれません。

しかし、優先順位をつけて、最も重要なタスクを納得のいく順序でこなす必要があります。

優先順位をつける際には、それぞれのタスクがいつまでに必要なのか、どれくらいの時間がかかるのか、組織内の他の人にとってどれくらいの重要性があるのか、タスクが完了しないとどうなるのか、プロセスのボトルネックによってタスクが中断される可能性はないかなどを検討します。

優先順位づけに必要な要素としては、配分すること、期待値の管理、無駄の防止、要求や要望の優先順位付け、高付加価値活動、パフォーマンスのレビュー、目標設定などがあります。

スケジュール管理

特定の時間に行わなければならない作業もあるため、スケジュール管理は重要です。

スケジューリングは、自分の1日、1週間、1ヶ月だけでなく、他の人の仕事にも影響を与えます。

スケジュール管理は、自分だけでなく他の人のワークフローにも影響することがあります。多くの人は、エネルギーレベルやその日の需要によって、1日の中で生産性が高くなる時間帯や低くなる時間帯が決まっています。スケジュール管理は先延ばしを避けるための良い方法でもあります。

スケジューリングに必要な要素は、スケジューリングソフトの活用、意図的なもの、時間を守る、より大きな目標をマイルストーンに分割する、マイルストーンをプロジェクトに分割するなどがあります。

タスク管理

適切に優先順位をつけてスケジュールと一体化したものであるToDoリストは、重要なことを忘れないようにするのに最適な方法です。一日中やらなければならないことを考えずにすむのも大きな魅力です。

タスクを覚えるにはエネルギーが必要ですし、一週間ずっとやらなければならないことを考えるのは疲れてしまいます。必要なタスクを1日ごとにリストに分けておけば、一度にすべてのタスクに悩まされることはありません。その日の自分のタスクをこなしていけばいいのです。

タスク管理に必要な要素は、先回りすること、ToDoリストの作成、マルチタスク、徹底、組織化などがあります。

ワークロード管理

ワークロードとは、仕事量や作業負荷のことです。

仕事のペース配分もタイムマネジメントの重要な概念です。長時間働いたり、休憩を抜いたりすると、短期的には生産性が向上することもありますが、後で疲れが出て、かえって全体の生産性が低下することになります。

緊急の場合を除いては、働きすぎないようにすることが大切です。必要な休憩時間、適切な退社時間をスケジュールに組み込みましょう。

自分にとって最適な仕事量を把握して実行することで、パフォーマンスの一貫性を保ち、燃え尽き症候群を防ぐことができます。

ワークロード管理に必要な要素は、プロセス管理、アサーティブネス、無駄を省く、休憩の取り方などがあります。

委任する

自分が担当している仕事の内容によっては、他の人にその仕事を任せることができるかもしれません。何をいつ任せるかを認識しておくことは、重要なスキルです。

支配力を維持したいから、アシスタントを雇わないことでコストを削減したいから、などの理由で委任することに抵抗がある人もいます。いずれにしても、最終的には生産性を損ない、コストを上げることになります。

しかし、もし自分がタイムマネジメントを熱心に実践しているにもかかわらず、すべてをやり遂げることができないのであれば、それはやりすぎかもしれません。多くのことに挑戦して失敗するよりも、いくつかのことを成功させる方が良いのです。

委任することに必要な要素としては、専門家に助けてもらう、ファシリテーター、プレゼンテーション、チームワーク、リーダーシップ、コラボレーション、モチベーションなどがあります。

おわりに

時間管理スキルは、組織力などの他のソフトスキルと同様に、高い需要があります。時間管理能力は目標に到達するためのチームへの貢献度につながります。時間管理スキルをつけることで、職場に貢献できる人になりましょう。

職場での効果的なタイムマネジメントの事例を紹介します。