相手の心に響くプレゼンテーションに必要な資料の作り方と方法

プレゼンテーションとは、英語で「提示、表現、紹介」という意味で、企画や意図について理解してもらうために効果的な説明を行うことです。プレゼンテーションに必要なスキルとしては、明確で効果的なプレゼンテーションを作成し、提供するために必要な要素があります。プレゼンテーションで何を話すかは重要ですが、スライドなどの補助資料を作成する能力も評価されます。

さまざまな人への説明や報告、顧客への情報提供や人前で話すことなどのスキルが求められます。魅力的でわかりやすい話し方は、多くの職種で求められるコミュニケーションスキルです。

プレゼンテーションのフェーズ

プレゼンテーションには、準備、実施、フォローアップの3つのフェーズがあります。プレゼンテーションスキルは、この3つのフェーズのいずれかに当てはまります。

プレゼンテーションの準備

プレゼンテーション準備においては、まさにプレゼンテーションの検討と構築を行います。原稿を作成し、スライドやその他の視覚的・聴覚的な資料を作成します。

また、適切な会場が用意され、適切にセットアップされているか、プロジェクターが使えるか、ノートパソコンと接続できるか、などを事前に確認する必要があります。

プレゼンテーションの練習を何度も行い、決められた時間内に自信を持ってプレゼンテーションができるようにします。

プレゼンテーションの準備に関連するスキルは以下の通りです。

実際にプレゼンテーションする

準備ができたら実際のプレゼンテーションになります。優れたプレゼンテーションは、入念な準備と自信に満ちたプレゼンテーションによります。

プレゼンテーションを実施することに関するスキルは以下の通りです。

実施後のフォローアップ

実施後のフォローアップには、適切に機材を分解して保管すること、連絡を取ることに同意した人に連絡すること、フィードバックを求めて情報収集して分析することがあります。プレゼンテーションによっては、相手から名前、連絡先、アンケートなどの情報を収集することがありますが、それらも整理して保管する必要があります。

実施後のフォローアップに関連するスキルは以下の通りです。

プレゼンテーションに必要なスキル

プレゼンテーションを上達させるために磨くべきスキルについて説明します。

プレゼンテーション内容を分析する

プレゼンテーションの質を高めるために、意識の高い人は自分のスキルを向上させています。プレゼンテーションを上達するためには、自分のパフォーマンスを正直に見つめ、フィードバックを評価し、改善するために何をすべきかを考えることが必要です。そのためには分析的思考が必要です。

さらに重要なのは、自分が相手に伝えようとしている情報をしっかりと把握することです。相手を分析し、自分がその内容と意味を十分に理解していることを示すような質問をされたら、すぐに答えられるようにしておく必要があります。

分析することに必要なポイントは次のとおりです。

しっかりした組織にする

プレゼンテーションの直前には、うまくいかない可能性があります。プレゼンテーションの準備とは、メモや情報、開始・終了時刻を管理することでもあります。組織の中でプレゼンテーションにおける役割を決めて動くことが大切です。与えられた時間の半分で終わってしまうようなプレゼンは問題ですし、長すぎるプレゼンも問題です。最後に、プレゼンテーションに使う予定の資料をすべて校正し、微調整しましょう。

組織対応するためポイントは次のとおりです。

言語的コミュニケーション（バーバルコミュニケーション）

パブリックスピーキングは言語コミュニケーションの一形態ですが、良いプレゼンテーションを行うためには、想定した質問に対する答え方を知っておく必要があります。

相手からの質問を理解し、たとえそれが奇妙であったり、表現が稚拙であったりしても、本題から外れることなく、敬意を持って、正直で正確に答えることができるようにしましょう。

言語的コミュニケーションにおけるポイントを紹介します。

非言語コミュニケーション（ノンバーバルコミュニケーション）

相手に向かって話すとき、情報の見せ方と同じくらい重要なのが、自分自身の見せ方です。良い姿勢で身振り手振りを交え、相手とアイコンタクトすることによって、自信があり魅力的だと見せることができます。

非言語的コミュニケーションにおけるポイントを紹介します。

プレゼンテーションソフトを活用する

Microsoft PowerPointは、プレゼンテーション資料を作成するためのツールです。基本的なテンプレート以外の特別な機能も含めて、上手に使いこなしましょう。また、他の人がスライドショーを作成してくれる場合でも、直前の変更に対応できるよう、PowerPointの使い方を知っておくと便利です。

プレゼンテーションを活用するためのツールは以下のものがあります。

人前で堂々と話す

人前で話すときは、たとえ今の自分がそうでなくても、快適で魅力的であるように見られたいものです。これには長い時間をかけた経験や練習をする必要があります。もともと人前で話すことが苦手な人もいますが、人前で話すスキルは練習次第で上達しますので、相手に不快感を与えないようにスキルアップしましょう。

人前で堂々と話すために必要なポイントは次のとおりです。

対象をしっかり調査する

対象となるテーマについて調査することは、プレゼンテーションの準備における最初のステップであり、その内容はテーマによって異なります。少なくとも、調査する内容を明確に組み立て、適切な情報源を特定し、結果を整理する能力が必要です。

対象をしっかり調査するには次ような能力が必要です。

ライティングによる文書校正能力

台本や原稿は必要ないかもしれませんが、何をどのような順序で、どのくらい詳細に話すかを事前に決めておくことが大切です。

ライティングによる文書校正能力は次のものがあります。

おわりに

どんな仕事をするにしても、プレゼンテーションのスキルを磨くことは、自分の考えを相手に伝えるために重要です。リーダーはプレゼンテーション形式で共有される情報に基づいて意思決定を行いますし、説得力のあるプレゼンテーションを見ずに考えを変える組織はほとんどありません。

ただ、すべてのプレゼンテーションが正式な会議の場で行われるわけではありません。1対1のコンサルティングや電話でも、多くのプレゼンスキルが必要です。効果的なプレゼンテーションを行うにはどのような手順があるのか、最も重要なプレゼンテーションスキルは何かを知ることは重要なことですね。