面談とは、あなたの仕事ぶりや能力を上司に評価してもらう機会です。面談で自分の成果や考えをしっかり伝えることができれば、上司からの評価や信頼が高まります。また、上司からの期待やアドバイスを受け入れることで、自分の能力向上にもつながります。
しかし、面談は緊張するものです。どう進めればいいのか不安になることもあるでしょう。そこで、この記事では、面談で成果をアピールし、上司との信頼関係を築く方法をご紹介します。以下の5つのポイントに注意して、面談に臨んでください。
- 面談は成果アピールと信頼関係の機会
- 導入で場を和ませることが大切
- 目的・進め方・時間配分を明確にすることがポイント
- 自分の考えをPREP法で具体的に伝えることが重要
- 上司の期待・アドバイスを聞き、質問・相談をすることが有効
- お互いの認識確認と次回の面談の日程・内容を確認することが必要
１．導入で場を和ませる
上司の話題に応える
面談は、堅苦しいものではありません。
上司が「この前の連休どうだった？」、「あのニュース見た？」など、気楽な話題で場を和ませてくれます。
これは、あなたとのコミュニケーションを円滑にするための工夫です。
上司の話題に応えて、お互いに良い話し合いができる素地をつくりましょう。
自分から話題を振る
上司から話題が振られない場合は、自分から話題を振ってみましょう。
これは、あなたが上司に興味や敬意を持っていることを示すとともに、親近感や信頼感を高める効果があります。
笑顔や相づちで印象づける
導入では、笑顔や相づちで相手に好印象を与えましょう。
笑顔は、あなたがリラックスしていることやポジティブな気持ちを表します。
相づちは、あなたが相手の話に興味や共感を持っていることや聞き手としての役割を果たしていることを示します。
これらは、コミュニケーションスキルの基本ですが、面談では特に重要です。
２．目的・進め方を明確にする
面談のゴールを確認する
面談に入る前に、面談のゴールを明確にすることがポイントです。
面談のゴールとは、何を達成したいか、何が求められているかです。
上司から目的を聞くとともに自分の考えもしっかり伝えましょう。
目的があいまいな面談は、いつもの業務進捗確認と同じになる可能性があります。
面談の流れを把握する
面談の流れとは、どのような順序で話を進めるかです。
面談の流れを把握することで、話がぶれないようにすることができます。
また、自分が話したいことや聞きたいことを事前に整理しておくことも有効です。
時間配分を考える
面談には限られた時間があります。
その時間内に目的を達成するためには、時間配分を考えることが必要です。
時間配分を考えることで、話が長くなりすぎたり、足りなかったりすることを防ぐことができます。
３．自分の考えを伝える
成果や考えを具体的に伝える
自分の成果や考えを最初に伝えましょう！
「私は○○のように考えて行動し、□□という結果を得ました。苦労した点は…」など、自らの成果や考えを具体的に伝えなければ、上司の主観による評価になることがあります。
また、自分の成果や考えを伝える際には、PREP法（結論・理由・具体例・再度結論）を活用してください。
PREP法は、論理的でわかりやすい文章構成法です。
数字や資料で裏付ける
自分の成果や考えを伝える際には、数字や資料で裏付けることが重要です。
数字や資料は、あなたの言葉に信憑性や客観性を与えます。
感情や意見ではなく事実や根拠で話す
自分の成果や考えを伝える際には、感情や意見ではなく事実や根拠で話すことが大切です。
感情や意見は、あなたの主観や偏見を表します。
それでは、上司に納得してもらうことができません。
４．上司の期待･アドバイスを聞く
良い点を褒められたら素直に受け入れる
上司は、部下の意見を聞いたうえで、初めて仕事ぶりの期待を伝えます。
良い点をさらに伸ばすため、また改善点など必要なアドバイスをしてくれます。
良い点を褒められたら素直に受け入れましょう。
「ありがとうございます」という言葉と笑顔で返すことで、上司に感謝の気持ちを示すことができます。
また、褒められた内容をメモしておくと、自信やモチベーションにつながります。
改善点や課題に対しては前向きに対処する
上司から改善点や課題について指摘されたら、前向きに対処しましょう。
否定的になったり、言い訳したりすることは、上司との信頼関係を損なうだけです。
改善点や課題に対しては、「その通りです」と認めることで、上司に素直さや成長意欲を示すことができます。
また、具体的な改善策や目標を設定して、上司に報告することで、実行力や責任感をアピールすることができます。
質問や相談をする
上司から期待やアドバイスを聞く際には、質問や相談をすることも有効です。
質問や相談をすることで、あなたが上司の意見に関心や理解を持っていることや、自分の成長に向けて努力していることを示すことができます。
５．お互いの認識確認
目標や期待値の共有
あなたが今後実施したいことや上司が期待していることなど、認識のズレはないかお互いに納得いくまで徹底的に話し合うことが大切です。
目標や期待値の共有は、あなたと上司の方向性やビジョンを一致させることにつながります。
サポートやフィードバックの要望
上司のサポートやフィードバックは、あなたの仕事の質やスピードを向上させることに役立ちます。
サポートやフィードバックが必要であれば、お願いしましょう。
サポートやフィードバックをお願いすることで、あなたが自分の仕事に責任を持っていることや、上司と協力して仕事を進めたいことを示すことができます。
次回の面談の日程や内容の確認
面談は一回限りではありません。
定期的に面談を行うことで、あなたと上司のコミュニケーションや信頼関係を深めることができます。
次回の面談の日程や内容を確認しましょう。
次回の面談の日程や内容を確認することで、あなたが自分の仕事に継続性や計画性を持っていることや、上司との関係を大切にしていることを示すことができます。
まとめ
面談で成果をアピールし、上司との信頼関係を築く方法をご紹介しました。以下の5つのポイントに注意して、面談に臨んでください。
- 導入で場を和ませる
- 目的・進め方を明確にする
- 自分の考えを伝える
- 上司の期待･アドバイスを聞く
- お互いの認識確認
これらのポイントを実践すれば、あなたは面談で自分の成果や考えをしっかり伝えることができます。また、上司からの評価や信頼も高まります。そして、上司からの期待やアドバイスを受け入れることで、自分の能力向上にもつながります。
おわりに
面談は、あなたの仕事ぶりや能力を上司に評価してもらう機会です。しかし、面談は緊張するものです。どう進めればいいのか不安になることもあるでしょう。そんな時は、この記事を参考にしてください。この紹介した方法を使えば、あなたは面談で成果をアピールし、上司との信頼関係を築くことができます。
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