段取りの第一歩は、ToDoリストを作ることです。何をするのかをしっかり洗い出すことで仕事の全体像が見えてくるのです。このプロセスの進め方とポイントについて説明します。
段取りを考えるためにやるべきことをリストアップする
段取りを成功させる第一歩は、やるべきことを、予め漏れなく把握しておくことです。
実際に何をしなくてはならないか、予想を立てて、ぬけもれがないようにリストアップしてください。
自分で行うものだけでなく、手配や依頼をするものも入れておくべきですし、些細な業務に思えても、省略してはいけません。
・漏れのないToDoリストを作り、それを処理する最適な流れを考えるのが、段取りのポイント
・ここで見落としがあると、どれほど熟考してスケジュールを組んでも、実行段階ですぐ破綻してしまうので、手を抜いてはいけない
・起こり得る事態を、不確定なものも含めて、見落とさずに挙げ、それに対してどう備えておけば良いか、しっかりと考えておくことが必要
やるべき業務のリストに入れるもの
業務リストは、具体的なアクションプランを立てるための材料です。
漠然とした項目では、業務内容がわからず、日数を見積もることもできません。
片手間にできる業務であっても、漏れなくリストアップする必要があります。
この段階でブレイクダウンして、作業レベルまで落とし込んでおきましょう。
・ToDoリストは、スケジュールを立てる材料となるだけでなく、やるべき業務を明確にして、全体を把握することが狙い
・備忘録というだけのものでもないので、日常業務なども入れておく
・このリストは業務が始まってからも色々形を変えて使っていくことになるので、シンプルなデータにしておくと便利
やるべき業務をリストアップするときに併せて挙げるもの
やるべき業務のリストには、何をするのか具体的に書くだけでなく、この後スケジュールを立てる際のヒントも盛り込んでおきましょう。
締切日は最も重要事項ですが、他にも、重要度や業務のタイプなどを挙げておくと役立ちます。
業務のタイプとは、例えば、機械的に行う作業か、創造的な業務か、といったことです。
ただし、優先順位はこのリストができた後、それを使って検討していくものですので、この段階で決めつけてはいけません。
・スケジュールを立てるときには、業務のタイプも考慮する
・また、他にも、次のような情報を入れておくと良い
・自分で実施するのか、手配業務なのか
・個人で実施するのか、チームで実施するのか
・対外的な業務か、社内業務か
・現行業務か、将来（短期・中長期）投資か など
納期や締切日がない業務は自分で決める
納期や締切日が特に決まっていない業務も珍しくありませんが、いつでも良いと思っていると、いつまでたっても業務が終わりません。
業務の性質や重要度、他への影響などを考慮しながら、自分で締切日を設定しましょう。
ただし、この後スケジュールを組むとき、絶対に動かせない締切日と区別できるように、表示を工夫すると良いでしょう。
他の業務と締切日が重なった場合などは、仮に決めた締切日を後ろにずらしてでも、確定した締切日を優先させることになります。
・仮に決めるというのは、スケジュールを組む際に、動かすことができるという意味
・一度スケジュールを組んだら、何かトラブルが起きた場合などを除いて、通常の締切日と同じように守ることが必要で、仮だからと軽く考えてはいけない
やるべきことにムダがあるかを整理する
やるべきことを挙げたら、整理してみましょう。
不要な作業はないか、簡素化できないか、同時にできるものはないか、他のものに替えられないかなど、色々な視点で考えてください。
こうして課題を見直してから、業務の進め方を考えるのが効率化のポイントです。
作業を整理するときには次のような観点から見ると良い
・既存のもので代替できないか
・片手間に対応できることや、併せてやった方が効率が良いものはないか
・不要なものや、重複したものはないか
・単純化できるものはないか
・ブレイクダウンして分担できないか など
まとめ
目標が定まったら、続いて業務の洗い出します。
そして、スケジュールに組み立てていくので、漏れのないように、また、予定を組むときのヒントも併せて、リストアップしてください。
後になって新たな課題が出てくると、スケジュールは大きく狂います。
この段階で、よく先を見通し、何が必要になるか予想することが成功へのカギになります。
・状況によっては必要になるという業務も、この段階ではリストに入れておき、必要ないことが分かった時点で、スケジュールを調整すると良い
・肝心なのは、予め計算に入れ、備えておくこと。予期せぬことが起こって、計算外のプロセスが必要になる事態は避けなくてはいけない
・そのためには、過去、同様の業務をした例があれば、そのときの記録なども見ると良い
段取りにおいて、何をするのかをしっかり洗い出すことで仕事の全体像が見えてきます。ToDoリストを作成したらスケジュールを立てましょう。次は、計画立案のポイントについて解説します。
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