仕事で差がつく！ビジネスコミュニケーションの基本スキルと向上法

ビジネスコミュニケーションとは、仕事上の関係者とのやりとりのことです。ビジネスコミュニケーションは、仕事の成果や評価に大きく影響します。ビジネスコミュニケーションがうまくいけば、信頼関係が築けたり、協力関係が強化されたり、問題が解決されたりします。逆に、ビジネスコミュニケーションがうまくいかなければ、誤解やトラブルが起こったり、チームワークが崩れたり、成果が出なかったりします。

では、どうすればビジネスコミュニケーションを上手にできるのでしょうか？今回は、ビジネスコミュニケーションに必要な3つの基本スキルと、ビジネスコミュニケーション力を上げるための3つのポイントを紹介します。また、ビジネスコミュニケーションに有効なツールもご紹介します。

ビジネスコミュニケーションとは？

ビジネスコミュニケーションとは、仕事上の関係者とのやりとりのことです。仕事上の関係者とは、上司や部下、同僚や部署、取引先や顧客、外部の専門家やメディアなど、様々な人や組織を指します。ビジネスコミュニケーションは、これらの関係者との間で、情報や意見、感情や要望などを伝えたり、受け取ったり、共有したり、調整したりすることです。

ビジネスコミュニケーションは、言葉だけでなく、非言語的な要素も含みます。言葉とは、話すことや聞くこと、書くことや読むことなど、言語を使ってコミュニケーションすることです。非言語的な要素とは、表情や目線、ジェスチャーや姿勢、声のトーンやスピード、服装やアクセサリーなど、言語以外の方法でコミュニケーションすることです。言葉と非言語的な要素は、相互に影響し合います。

ビジネスコミュニケーションの本質は、相手と信頼関係を構築することです。信頼関係とは、相手の言動や能力、性格や価値観などを理解し、尊重し、信頼し合うことです。信頼関係があれば、相手は自分のことを理解してくれると感じ、自分も相手のことを理解しようと努めます。信頼関係がなければ、相手は自分のことを理解してくれないと感じ、自分も相手のことを理解しようとしません。信頼関係があると、コミュニケーションは円滑になります。

ビジネスコミュニケーションの必要性

ビジネスコミュニケーションは、仕事の成果や評価に大きく影響します。ビジネスコミュニケーションがうまくいけば、以下のようなメリットがあります。

信頼関係が築ける

相手との信頼関係が築ければ、仕事のパートナーとして信頼され、信用されます。信頼関係があれば、相手は自分の提案や意見に耳を傾けてくれます。信頼関係があれば、相手は自分の要望や問題に対応してくれます。信頼関係があれば、相手は自分の成果や努力を評価してくれます。

協力関係が強化される

相手との協力関係が強化されれば、仕事の効率や効果が高まります。協力関係があれば、相手は自分の仕事に協力してくれます。協力関係があれば、相手は自分の仕事にフィードバックやアドバイスをしてくれます。協力関係があれば、相手は自分の仕事に関わる情報やリソースを共有してくれます。

問題が解決される

相手との問題が解決されれば、仕事の障害やリスクが減ります。問題が解決されれば、相手との関係が改善されます。問題が解決されれば、相手との満足度やモチベーションが向上します。問題が解決されれば、相手との学びや成長が促進されます。

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以上のように、ビジネスコミュニケーションは、仕事の成果や評価に大きく影響します。ビジネスコミュニケーションを上手にできると、仕事のパフォーマンスやキャリアにプラスになります。ビジネスコミュニケーションは、仕事において必要不可欠なスキルです。

ビジネスコミュニケーションに必要な3つの基本スキル

ビジネスコミュニケーションに必要な3つの基本スキルとは、伝達スキル、ヒアリングスキル、質問スキルです。これらのスキルは、ビジネスコミュニケーションの基本的なプロセスである、伝えること、受け取ること、確認することに対応します。それぞれのスキルについて詳しく見ていきましょう。

伝達スキル

伝達スキルとは、自分の考えや意図、感情や要望などを、相手に正確に伝えることができるスキルです。伝達スキルがあれば、相手は自分のメッセージを理解しやすくなります。伝達スキルがなければ、相手は自分のメッセージを誤解したり、無視したり、拒否したりする可能性が高まります。

伝達スキルを高めるためには、以下のようなポイントに注意しましょう。

相手に合わせる

相手の立場や状況、知識や経験、関心や目的などを考えて、自分のメッセージを調整しましょう。相手に合わせれば、相手は自分のメッセージに興味を持ちやすくなります。相手に合わせなければ、相手は自分のメッセージに関心を失いやすくなります。

明確にする

自分のメッセージを簡潔に、具体的に、論理的に、分かりやすく伝えましょう。明確にすれば、相手は自分のメッセージを把握しやすくなります。明確にしなければ、相手は自分のメッセージを混乱したり、疑問に思ったり、忘れたりしやすくなります。

表現する

自分のメッセージを言葉だけでなく、非言語的な要素も使って伝えましょう。表情や目線、ジェスチャーや姿勢、声のトーンやスピード、服装やアクセサリーなどを工夫しましょう。表現すれば、相手は自分のメッセージに感情や印象を持ちやすくなります。表現しなければ、相手は自分のメッセージに無関心や不信感を持ちやすくなります。

ヒアリングスキル

ヒアリングスキルとは、相手の考えや意図、感情や要望などを、正確に受け取ることができるスキルです。ヒアリングスキルがあれば、相手は自分にメッセージを伝えやすくなります。ヒアリングスキルがなければ、相手は自分にメッセージを伝えにくくなります。

ヒアリングスキルを高めるためには、以下のようなポイントに注意しましょう。

集中する

相手のメッセージに注意を向けて、集中して聞きましょう。集中すれば、相手のメッセージを逃さずに受け取ることができます。集中しなければ、相手のメッセージを聞き逃したり、聞き間違えたりする可能性があります。

反応する

相手のメッセージに対して、自分の反応を示しましょう。反応とは、うなずきや相槌、表情や目線、声のトーンやスピードなどです。反応すれば、相手は自分がメッセージを受け取っていることを確認できます。反応しなければ、相手は自分がメッセージに興味がないと感じる可能性があります。

共感する

相手のメッセージに対して、自分の共感を示しましょう。共感とは、相手の考えや感情に寄り添って、理解や支持、励ましや感謝などを伝えることです。共感すれば、相手は自分との信頼関係が深まると感じます。共感しなければ、相手は自分との距離が遠いと感じる可能性があります。

質問スキル

質問スキルとは、相手のメッセージに対して、自分の疑問や確認、意見や提案などを、適切に質問することができるスキルです。質問スキルがあれば、相手は自分にメッセージを補足したり、修正したり、反論したりすることができます。質問スキルがなければ、相手は自分にメッセージを伝えきれなかったり、誤解されたり、攻撃されたりする可能性があります。

質問スキルを高めるためには、以下のようなポイントに注意しましょう。

目的を明確にする

自分が質問する目的を明確にしましょう。目的とは、相手のメッセージに対して、自分が何を知りたいのか、何を伝えたいのか、何を求めたいのかなどです。目的を明確にすれば、自分の質問が相手に伝わりやすくなります。目的を明確にしなければ、自分の質問が相手に不明瞭になります。

種類を選択する

自分が質問する種類を選択しましょう。種類とは、質問の形式や内容、効果などです。種類には、以下のようなものがあります。

開放型質問

相手に自由に答えさせる質問です。例えば、「どう思いますか？」や「どう感じますか？」などです。開放型質問は、相手の考えや感情を引き出したり、話を広げたりする効果があります。

閉鎖型質問

相手に限られた答えをさせる質問です。例えば、「はいかいいえか？」や「どちらがいいですか？」などです。閉鎖型質問は、相手の意思や選択を確認したり、話を絞り込んだりする効果があります。

探索型質問

相手に詳細な情報を提供させる質問です。例えば、「どのようにして？」や「どのくらいですか？」などです。探索型質問は、相手の状況や背景を把握したり、問題の原因や解決策を探ったりする効果があります。

反射型質問

相手のメッセージをそのまま繰り返したり、言い換えたりする質問です。例えば、「つまり、～ということですか？」や「～と言っているのですね？」などです。反射型質問は、相手のメッセージを確認したり、共感したりする効果があります。

挑戦型質問

相手のメッセージに対して、自分の意見や提案を伝える質問です。例えば、「でも、～ではないですか？」や「もし、～だったらどうですか？」などです。挑戦型質問は、相手のメッセージに反論したり、刺激したりする効果があります。

言葉を工夫する

自分が質問する言葉を工夫しましょう。言葉とは、質問の内容や表現、トーンなどです。言葉を工夫すれば、自分の質問が相手に受け入れられやすくなります。言葉を工夫しなければ、自分の質問が相手に拒否されやすくなります。

ビジネスコミュニケーション力を上げるためのポイント

ビジネスコミュニケーションに必要な3つの基本スキルを身につけるためには、練習や経験が必要です。しかし、それだけでは十分ではありません。ビジネスコミュニケーション力を上げるためには、以下のようなポイントにも意識を向ける必要があります。

相手の立場に立つ

ビジネスコミュニケーションは、自分だけでなく、相手も重要な存在です。相手の立場に立って、相手の考えや感情、要望や目的などを理解するようにしましょう。相手の立場に立てば、相手に対する配慮や尊重が生まれます。相手の立場に立たなければ、相手に対する無関心や軽視が生まれます。

相手の反応を見る

ビジネスコミュニケーションは、一方的な伝達ではなく、双方向の交流です。相手の反応を見て、自分のメッセージが相手にどのように伝わっているかを確認しましょう。相手の反応とは、言葉や非言語的な要素などです。相手の反応を見れば、自分のメッセージの効果や改善点がわかります。相手の反応を見なければ、自分のメッセージの誤解や無駄がわかりません。

フィードバックを求める

ビジネスコミュニケーションは、完璧なものではありません。フィードバックを求めて、自分のメッセージの良い点や悪い点を知りましょう。フィードバックとは、相手からの評価や感想、提案や要望などです。フィードバックを求めれば、自分のメッセージの効果や改善点がわかります。フィードバックを求めなければ、自分のメッセージの問題や欠点がわかりません。

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相手の立場に立つこと、相手の反応を見ること、フィードバックを求めることは、ビジネスコミュニケーションの質を高めるための重要な要素です。

ビジネスコミュニケーションに有効なツール

ビジネスコミュニケーションには、様々なツールが利用できます。ツールとは、ビジネスコミュニケーションを支援するための道具やサービスなどです。ツールには、以下のようなものがあります。

Slack

Slackは、チーム内のコミュニケーションを効率化するためのツールです。Slackでは、チャンネルと呼ばれるトピック別のグループチャットを作成できます。チャンネルでは、メッセージやファイル、画像や動画などをやりとりできます。Slackは、リアルタイムにコミュニケーションするだけでなく、履歴や検索機能も備えています。Slackは、他のツールとも連携できます。例えば、ZoomやGoogle Workspaceなどです。Slackは、チームのコミュニケーションをスムーズにするためのツールです。

Zoom

Zoomは、オンラインでビデオ会議やウェブセミナーを行うためのツールです。Zoomでは、カメラやマイクを使って、音声や映像を共有できます。Zoomは、画面共有やチャット、投票やアンケートなどの機能も備えています。Zoomは、最大1000人までの参加者を収容できます。Zoomは、リモートワークやオンライン教育などに活用できるツールです。

Google Workspace

Google Workspaceは、クラウド上で文書や表計算、プレゼンテーションなどの作成や編集を行うためのツールです。Google Workspaceでは、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleスライドなどのアプリケーションを利用できます。Google Workspaceは、複数のユーザーが同時に作業できるほか、コメントや編集履歴、共有設定などの機能も備えています。Google Workspaceは、オンラインで文書やデータを管理するためのツールです。

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これらのツールは、ビジネスコミュニケーションに有効なツールです。しかし、ツールだけではビジネスコミュニケーションは成立しません。ツールを使うには、ツールの使い方やルール、マナーなどを理解し、守る必要があります。ツールを使うときは、相手や状況に応じて、適切なツールを選択し、効果的に活用しましょう。

まとめ

ビジネスコミュニケーションは、仕事上の関係者と円滑なやりとりをする重要なスキルです。伝達、ヒアリング、質問の3つの基本スキルを身につけることで、信頼関係の構築や協力関係の強化、問題解決が可能になります。相手の立場に立ち、適切な反応や質問をすることも大切です。

ビジネスコミュニケーションは、言葉だけでなく非言語的な要素も含めた相互のコミュニケーションです。信頼関係を築き、協力関係を強化し、問題を解決するためには、基本スキルの向上だけでなく、相手の立場を考え、反応を見ながらフィードバックを求めることも重要です。ビジネスコミュニケーションは、キャリアや仕事の成果に大きく影響する必須のスキルです。

おわりに

ビジネスコミュニケーションは、仕事において必要不可欠なスキルです。しかし、ビジネスコミュニケーションは、一朝一夕に身につくものではありません。練習や経験が必要です。また、相手や状況に応じて、柔軟に対応することも必要です。この記事を参考にして、ビジネスコミュニケーションの基本をおさえてください。そして、日々の仕事で、ビジネスコミュニケーションを実践してください。ビジネスコミュニケーションの達人を目指しましょう。