【ビジネススキル向上】業務における段取りで事前準備が成功のカギ

仕事をするための準備をしっかりすることが成功のカギ 仕事力
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スケジュールができたら、それに従って業務を進めます。始めてから慌てることがないよう、準備を整えてからスタートするのがポイントです。運用段階で失敗しないコツは、当日の予定は決して翌日に持ち越さないということを、日々実践することです。

予定通りきちんと仕事を行う環境作りには「5S」が効果的

5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、しつけ、の5つのことを言い、製造現場の改善活動から生まれた考え方です。

雑然とした職場環境は、効率が悪く、事故やミスも起こりやすいものです。

自分たちの手で、周囲をいつもきれいにして整理整頓しておくことは、良い仕事をするために欠かせません。

決して特別なこと、難しいことではありませんので、日々の習慣として、ぜひ実践していきましょう。

・自分達の手で、常に職場環境を整えることで、責任感や自主性が生まれる
・5Sを実施する過程で、改善のヒントが浮かんだり不具合が発見されたりする効果もある

仕事の開始日は必ず守る

スケジュールとは、全てが最もうまく進むような最適な流れを表したものです。

もちろん、遅れてはいけませんが、どのような業務であっても、早ければ早いほど良いとは限りません。

例えば、製造業の場合は1つのパーツだけ作り貯めても、次工程が始められなければ、邪魔になる、汚れるといったデメリットの方が大きくなることもあります。

まずは、その通りに実施することを目指しましょう。

そして、予定よりも早く業務が進んだときには、改めてスケジュール全体を調整してください。

・常に全体のバランスを見て、業務全体をスムーズに進めることが大切
・業務全体が予定より早く終われば、もちろんそれは良いことだが、それが続くようであれば、時間の見積もり方が慎重すぎると考えられる

クリティカルパス上のプロセスは重点的な管理が必要

クリティカルパス上のプロセスは重点的な管理が必要

ある製品を作る場合、全てのプロセスを一度に行えば、最短の時間でできますね。

ただし、中には前工程が終わってからでないと着手できないものがあり、これらはひとまとまりで考えなくてはなりません。

こうして見たときに、最も長い時間を必要とする一連のプロセスが、クリティカルパスです。

このクリティカルパス上の業務が、予定よりも長くかかると、業務全体の完成日が遅れてしまいますので、十分注意してください。

・どのプロセスも独立して処理ができる場合には、最も時間を要するプロセスがクリティカルパスということになる
・業務全体の所要時間は、どこをどう効率化しても、このクリティカルパス以下にはできない
・その逆で、クリティカルパス上のプロセスが、予定時間よりも少しでも長くかかってしまうと、その分だけ業務全体の完了日も遅くなってしまう

遅れを取り戻す努力をする

予定を立てる段階では、見積時間に余裕時間を加えてスケジュールを組みました。

多少遅れた程度で計画を立て直しては、手間がかかり過ぎますので、それを吸収するために設定したものです。

従って、もし見積時間内に終わらなかった場合には、まず、ここで遅れを取り戻す努力をしてください。

それでも収まりきらずに予定から大幅にずれてしまうようであれば、全体の調整が必要になります。

・原則として、余裕時間はどのプロセスにも少しずつ乗せておくもので、何か起こったときには、この範囲内で消化できるようにする
・どこまで遅くなったら、スケジュール全体を調整するかというのは、ケースによって違う
・例えば、クリティカルパス上のプロセスや、締切厳守の業務に関するプロセスであれば、早めにスケジュールの立て直しが必要

業務が一通り完了した後に反省をする

業務が一通り完了した後に反省をする

段取りのスキルを上げるためには、どのような業務を行った場合でも、振り返って反省することが大切です。

同じ業務を繰り返すときには、もちろん、経験がそのまま役に立ちますが、今回限りのものであっても、必ず振り返りをしてください。

これを繰り返すうちに、効率の高いスケジュールの組み方や、時間見積のスキルが、徐々に身についていくはずです。

・スケジュール通りに終わった場合も、きちんと振り返りをしておくと、成功要因が把握できて次回に活かせる
・計画通りにできなかった場合は、もちろん反省が必要だが、その際、誰かの個人的な責任にしたり、外部環境に責任転嫁するというのは意味がない

まとめ

上手く段取りを組んでも、それを実行しなければ、意味はありません。

まず重要なのは、進捗を常に把握し、予定通り進んでいるか、問題は起きていないか、確認すること

中でも、クリティカルパス上のプロセスなど、重点的に管理すべきものは、予め決めておくと良いでしょう。

そして、設定しておいたバッファの時間をうまく使いながら、スケジュールに沿って、効率的に業務を進めてください。

以上でタイムマネジメントについての解説は終わりになります。これまでの記事を参考に、仕事に活かしていきましょう。全体像を振り返りたいのであれば、こちらをご覧ください。

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