仕事効率を爆上げする業務改善の内容を解説

単位時間あたりの生産性を上げるには、スケジュールの組み方を工夫するだけでは、限界があります。効率を上げるためには、業務の進め方そのものを見直すことが必要になります。業務改善はどのようにしていくのかについてお伝えします。

業務改善はすべての業務が対象となる

無駄は業務のいろいろなところに潜んでおり、どのような仕事でも時間を短縮する余裕はあるものです。

また、発想を変えて、業務フローを見直すことで、大きく効率が上がるケースもあります。

スピードが求められる作業に限らず、全ての業務について、効率を上げる工夫はないか見直すようにしましょう。

時間短縮というと反復して行う作業に着目しがちですが、限定せずに考えるようにしましょう。

時間短縮には順序を変えたりツールや他人を活用するとよい

時間を短縮する方法を限定して考えてはいけません。

不要な部分を省略する、スピードを上げる、やり直しを減らすなど、色々な角度から考えると効果的です。

手順を変える、それをマニュアルにする、ツールを使うといった業務時間短縮の手立てに加え、人に頼む、外注するなど、幅広く考えてみましょう。

情報をデータベース化する、ハードウェアを変えるなど、組織レベルで取り組むタイプのやり方もありますね。

手順書があるときは必ず従う

手順書が定められているときには従わなければならず、勝手な判断で手順に反してはいけません。

もっと早いやり方を見つけたら、無断ではなく必ず提案して手順書の方を変えましょう。

それが終わる、あるいは上司などの承認が得られるまではルール通りのやり方をしてください。

効率を上げるのは大切ことですが、それだけが業務の良し悪しを決める基準ではありません。

何らか別の理由があって、遅くなるのがわかったうえでその手順を採用している可能性もあるのです。

会議は終了時刻を決めておくことで効率を上げる

同じ仕事でも、いつ、どのような順番でスケジュールに組み込むかによって、生産性が変わってきます。

朝から仕事を始めるときには、あまり考えずに進められるルーティーンの作業が向いています。

一方、発想力が求められるアイディア出しなどを丸１日やったり、夕方から始めたりしても、効率は上がりません。

深く考える必要のある仕事や、集中力を要する仕事などは、ピークが比較的短いので長時間続けるよりは、最も集中できる時間帯に短時間で行う方が効率が上がるのです。

こうした点も、業務効率を上げるには、大切なポイントです。

共有する情報は見える化する

重要な情報は、できるだけ可視化して常に見える状態にしておくことが大切です。

表やグラフ、図解など、最も適切なものを選び、色遣いも工夫してみましょう。

見やすいこと、短時間で作れること、そして、変更が楽にできることがポイントです。

スケジュール表、ガントチャート、フローチャート、リスト、バーチャート、などテンプレートを使用するもの有効です。

見える化した情報を常にチェックし、必要なものはチーム内で共有してください。

まとめ

与えられた課題をきちんとこなすのが、時間管理のゴールではありません。

ぜひ、今の業務を見直し、工夫して生産性を上げることで空き時間を増やすことを考えるようにしましょう。

単にスピードを上げるだけでは大きく空き時間を作ることは難しいので、業務の手順を根本から見直し、改善することが大切です。

生み出した時間を次の成長に向けた投資にあてることで、自分自身の成長につながるだけでなく組織にも大きく貢献できるようになります。