いろいろな要因で計画通りにできずに終わっただけでは時間管理をする意味はありません。計画通り実行すること、そして、計画を継続することで初めて効果が出てきます。しかしながら、予想以上に時間がかかったり、突発で緊急の仕事が入ったりするので、計画通りに実行するのは簡単でありません。計画実行におけるポイントについて、考えてみましょう。
スケジュールを確実に実行するために整理整頓を徹底する
立案したスケジュールを実行するのは、決して簡単なことではなく、継続した努力が必要です。
モノやデータを探す時間は意外と多く、スケジュールを狂わせる大きな要因になるため、整理整頓が重要となります。
整理整頓は、物の置き場所が決まっている、仕事をするスペースが常に確保できる、情報がすぐに引き出せる、不要な物や情報がない、など、幅広い意味で考えるようにしましょう。
また、常にスケジュールを確認して状況把握しておくことや、周囲にも開示して、協力してもらうことなども効果的です。
・スケジュールを開示するときには、集中したい期間や、動かせない予定がはっきり伝わるように工夫すると良い
・急な割り込み仕事や、これから日程を決める会議などについて、配慮が期待できるし、もし入っても断りやすくなる
失敗したときは原因追求と改善をして対策を打つ
計画通りにできずに失敗したときは、手を打つ前に、まずは現状と原因を調べてください。
集中できているのに予定通りに終わらなかった場合は、見積時間を見直すべきですが、急用が入った、段取りが悪かった、などの運用上の問題であれば、別のアプローチが必要です。
見積時間以上に時間がかかった場合も、なぜそうなったのかについて追求を止めてはいけません。
対策として、見積時間を延ばしてスケジュールを調整した上で、手順の見直し、業務改善などに取り組むことが必要となります。
常に現状を把握し、それをフィードバックして、より良い時間管理ができるようにしましょう。
・運用上の問題であった場合には、その実態と原因を詳しく調べ、対策を考える
・スケジュールを組むときには、多少のことがあっても吸収できるように、ある程度のバッファを組み込んでおくことが必要
予定より早めに仕事が終わったら早めに帰宅する
明日の分に手を出す方が安心であっても、切り上げるようにしましょう。
予定通りに実行することが大切で、たとえ前倒しであっても、変更は避けた方がよいからです。
空いた時間は、ゆっくり休養したり、気分転換や自己研鑽などの活動に充て、また明日、新たな気持ちでスケジュール通りに仕事を始めるようにしましょう。
ただし、これはあくまでも原則です。
忙しい時期で、明日は急用が入る恐れが高い、といった場合であれば、先回りして予定をこなしておいてもよいです。
・このような日が続くようであれば、差異が出た原因を調べること
・見積時間が多すぎたような場合には、スケジュールの見直しも検討するとよい
予定外の仕事を急に依頼されたらできるだけすぐに対応する
ビジネス現場は常に変化しており、急な仕事にも柔軟に対応することが求められます。
突発の仕事でも、そちらの締切の方が早ければ、先に対応するようにしましょう。
提出したものにミスなどがあっても修正が間に合う時間に仕上げることが必要ですので、できるだけ早く着手しましょう。
ただし、今やっている仕事も今日が締切で両方こなすのは無理、といった場合は、命じた上司に状況を説明し、優先度を相談するようにしましょう。
・突発依頼されないようにスケジュールはチーム内で共有しておくことが大切
・余裕のあるときには進んで手伝いをしておくことで、やむを得ない場合に断っても、理解が得られやすい
スケジュールを変えるのは遅れが取り戻せないとき
予定通り仕事が進んでいない場合、まず、バッファ時間を使ったり、他の人に頼むなどして、取り戻す努力をしてみましょう。
これが難しいとなったら、できるだけ早くスケジュールを立て直すことが必要です。
遅れを取り戻すのも、ただ頑張るだけでなく工夫が必要です。
工程を省略する、外注に出す、代替品を探す、締切日を延ばすなど、できることをしましょう。
締切日が迫るほど、手遅れになりますし、間に合わなくなるリスクも高くなってしまいます。
・特に締切日を指定されていないものであっても同じこと
・自分で設定した期限であっても、努力せずに締切を延ばすようなやり方をしない
まとめ
スケジュール通り実行しなくては、時間管理の効果が出ません。
努力と工夫でスケジュールをこなし、その結果をフィードバックして、また次の計画を立ててください。
時間管理では、このフィードバックが重要で、予実管理といいます。
実行は重要ですが、スケジュールを守ることだけが時間管理の目的ではありません。
単位時間あたりの生産性を上げるように行動を律することが大切です。
状況によってはスケジュールを変えることも必要となります。
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