やるべきことが把握できたら、スケジュールを立てます。各プロセスの時間を見積もり、効率的な順序を考えるステップになります。何も考えずになんとなく仕事をするのではなく、予定を立て、その通りに行い、反省するというサイクルを繰り返すことが大切になります。
予定を立てるときに何を基準に考えるか
スケジュールを組むときには、業務の納期や締切日から逆算するのが原則です。
他にも色々考えるべき要素はありますが、動かせない条件として、納期や締切日は必ず押さえておく必要があるからです。
納期や締切日から逆算して所要時間を見積もり、そこに多少の余裕を持たせて、開始日を決めるというのが基本になります。
もし、納期や締切日が他の仕事と重なった場合には、対外的な締切を最優先し、次に社内向けの締切、最後は、自分で仮の締切日を定めたもの、という優先順位になります。
・いくつかにプロセスを分割した業務については、以下の手順でスケジュールを組む
①最終プロセスについて、最終締切日から逆算して開始日を決める
②それを前工程の締切日にする
所要時間を見積もるときの考え方
所要時間は、実際にその通りになるような時間を見積もるのが、成功のカギとなります。
楽観的な見積時間では実現が難しくなりますが、用心ばかりしていては業務が進みません。
積み上げで計算するという三点見積法のような計算式を使うなど、具体的なやり方は色々あります。
三点見積法とは、次の式で見積時間を算出する方法です。
見積時間 ＝（楽観値＋最頻値×４＋悲観値）÷６
見積もる作業に合わせて、最も良い算出方法を工夫しましょう。
・製造ラインのように、定型的な業務を連続して行うようなケースでは特に使いやすい
・所要時間を見積もったら、それに若干の余裕を持たせてスケジュールに組み込む
やるべき業務の優先順位は他要素を考慮して考える
やるべき業務をリストアップし、その所要時間を見積もったら、これを具体的なスケジュールに組み立てていきます。
締切日はもちろん重要ですが、他にも、重要度や仕事のタイプなど、考慮すべきことはいろいろあります。
また、一部のプロセスであれば、他のプロセスとの関係も考えなくてはなりませんし、チームで行うのであれば、他メンバーとのスケジュール調整も必要です。
例えば企画型の業務であれば、集中できる時間帯に入れる、といった具合に、タイミングも考慮してスケジュールを組むことが必要です。
・業務の一部のプロセスであれば、次のようなことを考慮してスケジュールを組む
・順序のあるプロセスは、その通りに予定を組む
・一緒にやった方が効率が良いものがあれば、同時に行うように予定を組む
・全体の中で、ボトルネックになるプロセスは、優先して実施する
業務に必要なものは始まる直前に準備する
スケジュールの中には、他のプロセスの準備も組み込むことになりますが、業務に必要なものについては、ちょうど必要なそのときに揃うことを目指すのが原則です。
早く準備しても構わないものもありますが、例えば情報であれば、最新でなくなってしまいますし、材料などであれば、邪魔になったり汚れたりします。
全体の仕事をスムーズに進めるためには、ちょうど良いタイミングで手配することを心がけてください。
なお、必要なものを、必要なちょうどその時に、必要な量だけ用意することをJIT (Just in time)と呼びます。
・JITを実行するためには、あらかじめ必要なタイミングと量を把握すること、それに合わせて間違いのない手配ができること、そして、実際の業務がスケジュール通りに進むことが必要
・これが難しい場合には、予備の期間も含めて、早めに届くよう手配しておく方が安全
スケジュールのタイミングは気分や体調をみて考える
スケジュールを組むときには、タイミングも考慮しましょう。
例えば、始業直後は、まだ調子が出ていませんし、何かと中断されることが多いもの。
こうしたときには、じっくり取り組む業務よりも、決まった通りにどんどん片付ける作業が向いています。
どの仕事をいつやるか、こうした視点からも、よく考えてください。
・最適なタイミングで仕事をすれば、効率が上がるだけでなく、できあがりの質も高くなる
・いつ行うのが良いかというのは、職場の環境、その中での自分の役割、あるいは自分の特性などによって違う
・従って、自分は何時頃に一番集中できるか、いつ頃になると疲れるか、といったパターンを自覚することが大切
まとめ
スケジュールの組み方によって業務の効率や品質は大きく変わります。
どの順番でやるか、それをいつやるか、様々なことを考慮しながら、周到な計画を立ててください。
また、実施しやすいようなスケジュールにすることも大切で、時間の見積が重要な意味を持ちます。
こうしたことが、短時間で、正確にできるようになることは、全てのビジネスパーソンに求められるスキルのひとつです。
・何をするにもまず時間を見積もり、実際にやってみてから、予実の比較をする、というプロセスを何度も繰り返すと、時間を見積もるスキルが徐々に高くなる
・また、バッファの時間をどの程度上乗せすべきかというのも、経験を通じて身につくもの
業務においては、スケジュールを立てて計画通り実行し、終わったら反省するというサイクルの重要性がおわかりいただけたと思います。次は、運用段階で失敗しないコツについて解説します。
・完全無料で充実の個別サポート
・面接対策も納得いくまで支援
・書類通過率は納得の87％超え
・失敗しない就職活動を伝授
コメント