時間管理でのスケジューリングは優先順位と時間見積りが重要

時間管理では、ToDoリストにリストアップした課題を、どのようにスケジュールに組み込むかというのがカギとなります。ビジネスの現場では、いくつものプロジェクトが同時に進み、それぞれが多くの業務を抱えているのが普通で、それにうまく優先順位をつけ、限られた時間の中に配置することが求められます。では、どのような考え方で、スケジュールを立てれば良いのでしょうか。スケジューリングのプロセスについて説明します。

スケジュールにおける時間の見積りは標準的に見込める時間

理想的なスケジュール（余裕がないギリギリの時間）を組んで失敗するよりは、標準的な計画を立てて、きちんと実行する方が、はるかに良い結果を生みます。

ちょうどよい時間を見積り、必ず守る、という繰り返しで、生産性はどんどん上がっていくのです。

どうせ計画通りにはいかないものだ、と認識してはいけません。

今日の予定が終わるまでは帰らない、というつもりで取り組むことが大切です。

業務のタイプがパッとわかるようにすると便利

スケジュールを組むときには、それぞれの特性がすぐ分かるようにしておくと、調整が必要になったときに便利です。

同じ自主的なものであっても、チームで決めたものであれば、できるだけ動かさない方が良いです。

動かしやすいスケジュールでも、気軽に変更しないようにしましょう。

急な仕事が入った、業務内容が変わったなど、合理的な理由がある場合に限定しないと、時間管理の効果は上がりません。

締切が決められている業務は逆算して開始日を決める

締切があるものを常に最優先にしていては、特に設定されていないものや、自主的にやろうとした業務に、なかなか手がつけられません。

早く終えた方が安全なのは確かですが、それだけで優先順位を決めないことです。

まず、締切日から逆算し、ある程度の余裕を加えて、いつ頃までに始めなくてはならないかを確認しましょう。

そして、それを越えない範囲で、スケジュールに組み込むようにしましょう。

なお、締切から逆算してスケジュールを組むのをバックワード・スケジューリング、開始日から決めるのをフォワード・スケジューリングといいます。

ゴールデンタイムにはアイデア出しや分析などを計画する

１日の中でも業務効率には波があり、最も集中できる時間帯のことをゴールデンタイムと言います。

重要な仕事や、集中して考えることが求められること、例えば、アイデア出しや分析などの業務は、この時間帯にスケジュールを組むようにしたいところです。

具体的にいつかというのは、人によって違いますし、職場の環境からも影響を受けます。

まず、自分にとってのゴールデンタイムを把握した上で、それを生かすような計画を立てるようにしましょう。

クリティカルパス上の業務は必ず予定通りに実行する

業務を工程ごとに分割したとき、全ての工程を一斉にできれば最も早く終わりますが、中には、前工程のできあがりを待たなくてはならないものもあったりします。

こうした順序を考えた上で各工程を並べたとき、最も長くかかるものが、クリティカルパスです。

これを少しでも遅らせてしまうと、業務が遅れてしまいますので、確実に予定通り行うことが大切です。

なお、クリティカルパス上のプロセスかどうかが問題になるのは、最短のスケジュールを組んでいる場合になります。

前倒しで実施しても問題にはならないことが多いですが、計画は決めた通りに実行するのが原則です。

遅れてはいけないが、早いほど良いというものでもありません。

まとめ

時間管理のカギは、どのようにして多くの課題をスケジュールに組み込むかということになります。

そのためには、優先順位を誤らないこと、時間を見積るスキルを上げることが求められます。

また、どの時間帯に何をやるか、調整が必要になった場合はどうするか、という点も大切です。

スケジュールは、状況の変化に合わせて、どんどん変わるものですから、決まった予定を入れておくのはよいのですが、無理に先の日程を埋める必要はありません。

ポイントをしっかり理解して、最も生産性を上げられるスケジュールを組むようにしましょう。