タイムマネジメントとは自己成長に直結する重要なスキル

タイムマネジメントは自分の成長に直結するスキル 仕事力
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漠然と働いていても仕事はこなせますが、それではビジネスパーソンとしての能力は上がりません。自分を高め、成長するためには、その意識をはっきり持ち、行動することが必要です。時間管理は、その具体的な課題のひとつです。基本的なプロセスについて考えてみましょう。

時間管理を行う目的について

仕事において、やるべきことを予定通りに実施することは、当たり前のことですね。

ビジネスパーソンの基本である、当たり前のことをゴールにしていては、成長できません。

いかに仕事の成果物の質と量を上げ、生産性を高めることが大切です。

生産性を高めたことで生み出した時間を投資し、次の成長につなげるようにしましょう。

・生産性を上げることとは、以下のようなことが挙げられる
 ・処理する仕事の量を増やす
 ・空き時間を作り出す
 ・無駄な時間を減らす
 ・アウトプットの質を上げる
・細部まで計画を立てて実行しようとするのは現実的ではない。柔軟に対応できることが大切。

現状の把握・分析は日々の業務の中で継続的に行う

現状の把握・分析は日々の業務の中で継続的に行う

時間管理に取り組むときには、まず最初に現状を把握してから、やるべきことを洗い出してスケジュールを組みます

スケジュールを立てたら、実行しながら、常に進捗を把握して、計画と実績の比較を行い、必要に応じてスケジュールを調整していくことが基本的な流れになります。

まず最初に現状把握、分析を行い、日常業務の中で時間管理を続けていくのです。

1日の業務時間を細かく記録してみると、生産的なことをしていない時間が多いことに気づくと思います。

この事実を自覚して改善する意欲を持つことが、時間管理の第一歩となります。

・標準的なプロセスは、おおよそ以下のようになる
 1.時間配分の測定・分析
 2.ToDoリストの作成
 3.優先順位設定
 4.スケジュール作成
 5.スケジュール実行
 6.進捗度の測定
 7.計画と実績の比較

課題のタイプは2種類ある

仕事には、締切のある報告書や納品、日程の決まった会議やアポイントといったものと、いつやっても良いものとの2種類があります。

日程の決まっているものをアポイントアクティビティ、決まっていないものタスクなどと呼びます。

期限の決まったものは、守らなくてはなりませんし、そうでないものも、きちんとこなすことが求められますが、時間管理においては、この2種類は扱い方が違ってきます。

いつでもできるもの期限が決まっているものを、どのように扱うかがポイントとなります。

特に、いつでもできるものは、後回しにしがちなので注意が必要です。

・日程が決まったものには、締切だけ決められているものと、会議や出張のように、期間が確定しているものとがある

業務時間外に自主的に行う自己研鑽もToDoリストに含める

現状の把握・分析は日々の業務の中で継続的に行う

スケジュールに組み込むものを挙げるときには、自主的に行う自己研鑽なども、入れておきましょう

与えられた仕事を終えることだけが目標では、成長できません。

自分で設定した課題もリストアップしましょう。

スケジュールに組み込んでおけば、やるべきこととして意識が高まります。

・自己研鑽は日々のスケジュールに組み込み、日常のルーティーンにすることが大切
・マニュアル整理や企画作成など、自主的な業務に時間を投資することが、今後の成長につながる
・自己投資のための時間を確保することも、時間管理の狙いとなる。漫然と働いていると時間を割くことができない

スケジューリングはやるべきことは組み込むがいっぱいにする必要はない

ToDoリストに挙げたものは、全てやるべき課題であり、スケジュールに組み込まなくてはいけません。

ただし、このリストが業務を網羅しているわけではなく、この後に発生するものもあるはずです。

あまり先の予定まで無理に確定しても、すぐに調整が必要になります。

まずは直近のスケジュールと、ルーティーンワークだけ決めておくようにしましょう。

・やるべきこととして挙げたものは、スケジュールに組み込むことが必要
・まずはやるべきことを組み込み、空いたところは徐々に埋めていけばよい
・スケジュールは書き換えやすい形で保存しておくことが大切

まとめ

毎日漫然と働くことで仕事は進みますが、それで満足していては成長できません。

自分を高め、成長して次に進むためには、限られた時間を有効に使い、成果物の量と質を上げると同時に、成長のために投資できる時間を捻出することが必要です。

そのために行うのが、時間管理です。

時間管理のポイントを理解して、うまく毎日の業務に取り入れるようにしましょう。

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