自己管理に悩むあなたへ|計画や約束、期限を守るための5つのコツ

自己管理に悩むあなたへ|計画や約束、期限を守るための5つのコツ 最新トレンド
この記事は約16分で読めます。

自己管理力とは、自分の行動や感情をコントロールできる能力のことです。自己管理力が高い人は、計画やスケジュールを立てられる、時間やタスクの優先順位がつけられる、約束や期限を守れるなど、仕事や人間関係において効率的で信頼される人です。一方、自己管理力が低い人は、計画やスケジュールを立てられない、時間やタスクの優先順位がつけられない、約束や期限を守れないなど、仕事や人間関係において混乱やトラブルを招く人です。自己管理力は生まれつきではなく、習慣や環境によって変わります。ですから、自己管理力は誰でも高めることができます。では、どうすれば自己管理力を高めることができるのでしょうか?この記事では、自己管理力を高めるための5つのコツをご紹介します。これらのコツを実践すれば、あなたも自己管理力の高い人になれるはずです。

  • 自己管理力とは、自分の行動や感情をコントロールできる能力のこと
  • 自己管理力を高めるためには、計画やスケジュールを立てる、時間やタスクの優先順位をつける、計画やスケジュールに沿って実行する、約束や期限を守る、自己管理力の習慣化という5つのコツを実践する
  • 計画やスケジュールを立てることで、仕事の流れや工程が明確になり、目標や期限に合わせて効率的で効果的に仕事をすることができる
  • 時間やタスクの優先順位をつけることで、仕事の効率性や効果性が高まり、緊急度や重要度に応じて仕事の順番やペースを決めることができる
  • 計画やスケジュールに沿って実行することで、仕事の成果や効果が高まり、集中力を高めたりフィードバックを受けたりして問題を解決することができる

1.計画やスケジュールを立てる

計画やスケジュールを立てる
計画やスケジュールを立てる

目標や期限を明確にする

自己管理力を高めるためには、まず計画やスケジュールを立てることが大切です。

計画やスケジュールを立てることで、仕事の流れや工程が明確になり、目標や期限を設定することで、モチベーションや集中力が高まります

目標や期限は具体的で達成可能なものにしましょう

あまりに漠然としたり難しすぎたりすると、逆にストレスになってしまいます。

目標や期限は自分で決める場合もあれば、上司や顧客から与えられる場合もありますが、どちらの場合でも、自分の仕事に対する責任感や意欲を持ちましょう。

仕事の流れや工程を決める

目標や期限が決まったら、次に仕事の流れや工程を決めましょう。

仕事の流れ:仕事を始める前から終わるまでに必要な手順や段階のことです。
仕事の工程:仕事の流れの中で行う具体的な作業やタスクのことです。

仕事の流れや工程を決めることで、仕事の全体像が見え、仕事の進捗状況や問題点が把握できます

仕事の流れや工程は細かく分けるほど良いです。

細かく分けることで、仕事が簡単に感じられます。

小さな成果を積み重ねることで、達成感や自信が得られます

仕事の流れや工程は自分で決める場合もあれば、上司やチームメイトと相談する場合もありますが、どちらの場合でも、自分の仕事に対する理解度や関与度を高めましょう。

計画やスケジュールを書き出す

目標や期限、仕事の流れや工程が決まったら、最後に計画やスケジュールを書き出しましょう。

計画やスケジュールを書き出すことで、仕事の優先順位や時間配分が明確になり、仕事のコミットメントや実行力が高まります

計画やスケジュールは紙に書く場合もあれば、パソコンやスマホなどのデジタルツールを使う場合もあります。

自分にとって使いやすく見やすいものにしましょう。

計画やスケジュールは自分だけで見る場合もあれば、上司やチームメイトと共有する場合もありますが、自分の仕事に対する透明性や信頼性を高めましょう。

2.時間やタスクの優先順位をつける

時間やタスクの優先順位をつける
時間やタスクの優先順位をつける

緊急度と重要度を判断する

自己管理力を高めるためには、時間やタスクの優先順位をつけることも重要です。

時間やタスクの優先順位をつけることで、仕事の効率性や効果性が高まります

時間やタスクの優先順位をつけるためには、緊急度と重要度を判断することが必要です。

緊急度:仕事が期限に迫っているかどうかのことです。
重要度:仕事が目標に貢献しているかどうかのことです。

緊急度と重要度はそれぞれ高いか低いかで4つの組み合わせに分けられます。

それぞれの組み合わせに応じて、時間やタスクの優先順位をつけましょう。

優先順位をつける

緊急度と重要度によって4つの組み合わせに分けられた時間やタスクに対して、以下のように優先順位をつけましょう。

  • 緊急度も重要度も高い:第1順位です。これらはすぐに行うべき仕事です。例えば、今日中に提出しなければならないレポートやプレゼンテーションなどが該当します。できるだけ早くやりましょう。
  • 緊急度は高いが重要度は低い:第2順位です。これらは早めに行うべき仕事です。例えば、電話やメールなどの返信や対応などが該当します。できればその日のうちにやりましょう。
  • 緊急度は低いが重要度は高い:第3順位です。これらは計画的に行うべき仕事です。例えば、長期的な目標に関連するプロジェクトや勉強などが該当します。計画やスケジュールに沿ってやりましょう。
  • 緊急度も重要度も低い:第4順位です。これらは後回しにしても良い仕事です。例えば、趣味や娯楽などが該当します。時間が余ったときにやりましょう。

時間やタスクの優先順位をつけることで、仕事の順番やペースを決めることができます。

時間やタスクの優先順位をつける際には、自分の能力や状況に応じて柔軟に調整しましょう。

時間やタスクの見積もりをする

時間やタスクの優先順位をつけたら、次に時間やタスクの見積もりをしましょう。

時間やタスクの見積もりとは、仕事にかかる時間や労力を予測することです。

時間やタスクの見積もりをすることで、仕事の時間配分や労力配分が明確になり、仕事の達成度や品質が向上します

時間やタスクの見積もりは過小評価でも過大評価でもなく、できるだけ正確なものにしましょう。

過小評価すると、仕事に余裕がなくなってしまいますし、過大評価すると、仕事に無駄が生じてしまいます。

時間やタスクの見積もりは自分で行う場合もあれば、上司やチームメイトと協力する場合もありますが、自分の仕事に対する誠実さや協力性を高めましょう。

3.計画やスケジュールに沿って実行する

計画やスケジュールに沿って実行する
計画やスケジュールに沿って実行する

集中力を高める

自己管理力を高めるためには、計画やスケジュールに沿って実行することも必要です。

計画やスケジュールに沿って実行することで、仕事の成果や効果が高まります。

計画やスケジュールに沿って実行するためには、集中力を高めることが大切です。

集中力:一つのことに注意を向けて続けられる能力のことです。

集中力が高い人は、仕事を素早く正確にこなすことができますが、集中力が低い人は、仕事にミスをしたり遅れたりすることが多いです。

集中力は気分や環境によって変わりますので、以下のような工夫をしましょう。

休憩を取る

長時間連続して仕事をすると、疲労や飽きがたまって集中力が低下します。

定期的に休憩を取ってリフレッシュしましょう。

休憩中は水分補給やストレッチなどをして体調を整えましょう。

休憩の時間や間隔は自分に合ったものにしましょう。

集中できる環境を作る

周りに騒音や人の動きなどがあると、気が散って集中力が低下します。

できるだけ静かで快適な環境を作りましょう。

必要なものは手元に置いておきましょう。

不要なものは片付けておきましょう。

パソコンやスマホなどの通知やアラームはオフにしましょう。

目標や期限を意識する

仕事に対する目標や期限を意識することで、モチベーションや緊張感が高まります。

目標や期限は自分で設定したものでも、上司や顧客から与えられたものでも構いません。

目標や期限を達成するために必要なことを考えて行動しましょう。

フィードバックを受ける

計画やスケジュールに沿って実行することで、仕事の成果や効果が高まりますが、それだけでは十分ではありません。

仕事の成果や効果を評価して改善することも必要です。

仕事の成果や効果を評価して改善するためには、フィードバックを受けることが大切です。

フィードバック:仕事の内容や品質に対する意見や評価のことです。

フィードバックを受けることで、仕事の良い点や悪い点がわかり、仕事の改善点や学び点がわかります

フィードバックは自分で行う場合もあれば、上司やチームメイトから受ける場合もありますが、以下のような姿勢でフィードバックを受けましょう。

積極的に求める

フィードバックは自分の仕事を向上させるための貴重な情報です。

待っていてもフィードバックは得られないことが多いです。

積極的に上司やチームメイトにフィードバックを求めましょう。

フィードバックを求める際は、具体的な質問や依頼をしましょう。

聞く耳を持つ

フィードバックは自分の仕事に対する客観的な視点です。

自分の思い込みや感情に左右されずに聞く耳を持ちましょう。

フィードバックを聞く際は、相手の話をよく聞きましょう。

質問や確認をして理解を深めましょう。

感謝する

フィードバックは自分の仕事に対する相手の関心や期待です。

相手は自分のために時間や労力を割いてくれています。

感謝することで、相手との信頼関係が築けます。

フィードバックを受けたら、感謝の言葉を伝えましょう。

改善策を実施する

フィードバックを受けたら、次に改善策を実施することで、仕事の品質や効果がさらに高まります。

改善策:フィードバックに基づいて仕事の内容や方法を改善することです。

改善策を実施するためには、以下のような工夫をしましょう。

具体的に決める

改善策は抽象的ではなく具体的に決めましょう。

具体的に決めることで、改善策の実現性や優先度がわかり、改善策の実行や評価がしやすくなります

改善策を決める際は、何をどう改善するか、いつまでにどのように改善するか、などを明確にしましょう。

計画やスケジュールに組み込む

改善策は計画やスケジュールに組み込みましょう。

計画やスケジュールに組み込むことで、改善策の実行に必要な時間やリソースが確保でき、改善策の実行に対するコミットメントや実行力が高まります

計画やスケジュールに組み込む際は、改善策の優先順位や見積もりを考慮しましょう。

実行して評価する

改善策は実行して評価しましょう。

実行して評価することで、改善策の効果や問題点がわかり、改善策の修正や追加ができます

実行して評価する際は、計画やスケジュールに沿って行動しましょう。

また、フィードバックを受けたり自分で反省したりして、改善策の成果や課題を把握しましょう。

4.約束や期限を守る

約束や期限を守る
約束や期限を守る

責任感を持つ

自己管理力を高めるためには、約束や期限を守ることも必要です。

約束や期限を守ることで、仕事の信頼性や評価が高まります。

約束や期限を守るためには、責任感を持つことが大切です。

責任感:自分の仕事に対する義務感や誠実さのことです。

責任感が高い人は、約束や期限を重視して仕事をすることができますが、責任感が低い人は、約束や期限を軽視して仕事をすることが多いです。

責任感は自分の意志や態度によって変わりますので、責任感を持つためには、以下のような工夫をしましょう。

自分の仕事の意義や価値を認識する

自分の仕事が何のために必要なのか、どんな影響を与えるのかを認識することで、仕事への関心やモチベーションが高まります。

自分の仕事の意義や価値は自分で見つける場合もあれば、上司や顧客から教えてもらう場合もありますが、自分の仕事に対する誇りや満足感を持ちましょう。

自分の仕事の影響や結果を想像する

自分の仕事が約束や期限を守った場合と守らなかった場合にどんな影響や結果が起こるのかを想像することで、仕事への緊張感や危機感が高まります。

自分の仕事の影響や結果は自分だけでなく、上司や顧客、チームメイトなどにも及びます。

自分の仕事に対する責任や影響力を意識しましょう。

自分の仕事の優先順位や見積もりを確認する

自分の仕事が約束や期限に間に合うかどうかを確認することで、仕事へのリアリティや正確性が高まります。

自分の仕事の優先順位や見積もりは前述した通りに決めておきましょう。

また、計画やスケジュールに沿って進捗状況や問題点をチェックしましょう。

コミュニケーションを取る

約束や期限を守ることで、仕事の信頼性や評価が高まりますが、それだけでは十分ではありません。

約束や期限に関するコミュニケーションを取ることも必要です。

コミュニケーションを取ることで、仕事の情報共有や調整ができ、仕事の理解度や関係性が向上します

コミュニケーションは自分から行う場合もあれば、相手から求められる場合もありますが、以下のような姿勢でコミュニケーションを取りましょう。

確認する

約束や期限に関する情報は正確に確認しましょう。

確認することで、約束や期限の内容や条件が明確になり、約束や期限に対する同意や承諾が得られます

確認する際は、質問や確認をして相手の話をよく聞き、自分の理解や意思を伝えて相手に聞き返しましょう。

連絡する

約束や期限に関する状況は適切に連絡しましょう。

連絡することで、約束や期限の進捗状況や変更点が伝わりますし、約束や期限に対する報告や依頼ができます

連絡する際は、電話やメールなどの適切な手段を使い、必要な情報だけを簡潔に伝えましょう。

謝罪する

約束や期限を守れなかった場合は素直に謝罪しましょう。

謝罪することで、約束や期限に対する責任や誠実さを示し、約束や期限に対する信頼や関係を回復できます

謝罪する際は、電話や面談などの直接的な手段を使いましょう。

メールやチャットなどの間接的な手段では、感情や態度が伝わりにくいです。

また、謝罪する際は、以下の3つのポイントを押さえましょう。

原因を説明する

約束や期限を守れなかった原因を明確に説明しましょう。

原因を説明することで、約束や期限に対する理解や反省が伝わりますし、約束や期限に対する改善策や予防策がわかります

原因を説明する際は、客観的な事実に基づいて話し、主観的な意見や感情は控えましょう。

詫びる

約束や期限を守れなかったことに対して心から詫びましょう。

詫びることで、約束や期限に対する後悔や申し訳なさが伝わりますし、約束や期限に対する尊重や配慮が伝わります

詫びる際は、謙虚で丁寧な言葉遣いを使い、嘘や言い訳はしないようにしましょう。

解決策を提案する

約束や期限を守れなかったことに対してどうするかを提案しましょう。

解決策を提案することで、約束や期限に対する貢献や協力が伝わりますし、約束や期限に対する信頼や関係が回復できます

解決策を提案する際は、具体的で実現可能なものにし、相手の意見や要望も聞いて合意しましょう。

5.自己管理力の習慣化

自己管理力の習慣化
自己管理力の習慣化

自己管理力のメリットを認識する

自己管理力を高めるためには、計画やスケジュールを立てる、時間やタスクの優先順位をつける、計画やスケジュールに沿って実行する、約束や期限を守る、という4つのコツを実践すれば良いですが、それだけでは十分ではありません。

自己管理力を高めるためには、これらのコツを習慣化することが必要です。

習慣化:何かを繰り返して自然に行えるようになることです。

習慣化された自己管理力は仕事だけでなく人生全般において役立ちます。

自己管理力が習慣化された人は以下のようなメリットがあります。

仕事の成果や効果が高まる

自己管理力が習慣化された人は、仕事の目標や期限に合わせて効率的で効果的に仕事をすることができます。

仕事の成果や効果が高まることで、仕事の評価や報酬も高まり、仕事の満足度や自信も高まります

仕事の信頼性や評価が高まる

自己管理力が習慣化された人は、約束や期限を守って誠実に仕事をすることができます。

約束や期限を守ることで、上司や顧客、チームメイトから信頼されますし、上司や顧客、チームメイトから評価されます

仕事のストレスやトラブルが減る

自己管理力が習慣化された人は、計画やスケジュールに沿って実行して問題を解決することができます。

計画やスケジュールに沿って実行することで、仕事の混乱や遅れが減りますし、問題を解決することで、仕事の不満や苦情が減ります。

自己管理力の習慣化の方法

自己管理力のメリットを認識したら、次に自己管理力の習慣化の方法を知りましょう。

自己管理力の習慣化の方法は以下のようなものがあります。

目標設定

自己管理力を高めるためには、目標設定が必要です。

目標設定:自己管理力を高めるために何をどれだけ達成するかを決めることです。

目標設定をすることで、自己管理力を高めるための方向性や動機付けがわかります。

目標設定は具体的で達成可能なものにしましょう。

あまりに漠然としたり難しすぎたりすると、逆に挫折してしまいます。

目標設定は自分で行う場合もあれば、上司やチームメイトと相談する場合もありますが、自分の意思や能力に応じて目標設定しましょう。

習慣化サイクル

自己管理力を高めるためには、習慣化サイクルが必要です。

習慣化サイクル:目標設定したことを繰り返して習慣化するためのプロセスです。

習慣化サイクルは以下の4つのステップからなります。

1.計画

計画とは、目標設定したことをいつどのように行うかを決めることです。

計画を立てることで、目標設定したことの優先順位や時間配分が明確になります。

計画は紙に書く場合もあれば、パソコンやスマホなどのデジタルツールを使う場合もありますが、自分にとって使いやすく見やすいものにしましょう。

2.実行

実行とは、計画したことを行動に移すことです。

実行することで、目標設定したことの成果や効果がわかります。

実行する際は、計画に沿って行動し、集中力を高めるための工夫をしましょう。

3.評価

評価とは、実行したことの成果や効果を測ることです。

評価をすることで、目標設定したことの達成度や問題点がわかります。

評価する際は、客観的な指標や基準を使いましょう。

また、フィードバックを受けたり自分で反省したりして、目標設定したことの成果や課題を把握しましょう。

4.改善

改善とは、評価したことに基づいて目標設定したことを改善することです。

改善をすることで、目標設定したことの品質や効果がさらに高まります。

改善する際は、具体的で実現可能なものにしましょう。

また、計画やスケジュールに組み込んで実施しましょう。

習慣化チェックリスト

習慣化チェックリストとは、習慣化サイクルを確認するためのツールです。

習慣化チェックリストを使うことで、習慣化サイクルの進捗状況や問題点がわかり、習慣化サイクルのモチベーションや継続力が高まります

習慣化チェックリストは紙に書く場合もあれば、パソコンやスマホなどのデジタルツールを使う場合もありますが、自分にとって使いやすく見やすいものにしましょう。

習慣化チェックリストは以下のような項目からなります。

  • 目標:目標設定したことを書きましょう。
  • 計画:計画したことを書きましょう。
  • 実行:実行したことを書きましょう。
  • 評価:評価したことを書きましょう。
  • 改善:改善したことを書きましょう。
  • チェック:各項目にチェックマークをつけましょう。

まとめ

この記事では、自己管理力を高めるための5つのコツをご紹介しました。自己管理力は生まれつきではなく、習慣や環境によって変わります。ですから、自己管理力は誰でも高めることができます。自己管理力を高めるためには以下の5つのコツを実践してみましょう。

  • 計画やスケジュールを立てる
  • 時間やタスクの優先順位をつける
  • 計画やスケジュールに沿って実行する
  • 約束や期限を守る
  • 自己管理力の習慣化

これらのコツを習慣化すれば、自己管理力の高い人になれるはずです。自己管理力の高い人は、仕事の成果や効果が高まり、仕事の信頼性や評価が高まり、仕事のストレスやトラブルが減ります。自己管理力を高めることで、仕事だけでなく人生全般においても幸せになれます。ぜひ、この記事を参考にして、自己管理力を高めてみてください。

コメント

タイトルとURLをコピーしました